Sua empresa está preparada para o eSocial? Caso não esteja, talvez seja a hora de começar a se mexer. Criado em 2014, esse projeto do governo federal prevê uma pequena revolução na forma de se prestar contas de obrigações trabalhistas perante os órgãos competentes. E, como ficou claro durante o mais recente Workshop de Oportunidades RS Óleo, Gás & Energia, adaptar-se aos novos procedimentos não será nada fácil.

Realizado em parceria com o Sebrae/RS na noite de 24 de abril, na sede do Tecnopuc, o Workshop de Oportunidades contou com a presença de Fabrício Schaffer e Caroline Gil Fontes Schaffer, sócios do escritório Schaffer & Schaffer Advogados. Especialistas em diferentes áreas do direito – como trabalhista, previdenciário e empresarial, entre outros –, eles explicaram como o eSocial vai funcionar e detalharam quais serão as vantagens (e também os riscos) para os empreendedores.

Tal como um portal, o eSocial cria um ambiente onde cada empresa pode entregar todas as suas declarações e resumos para o recolhimento de tributos oriundos da relação trabalhista e previdenciária, além de informações relevantes sobre cada contrato de trabalho. Atualmente, esses dados são recolhidos separadamente, o que gera custos e processos redundantes no dia a dia dos empregadores.

“O projeto elimina essas redundâncias e simplifica o cumprimento das obrigações trabalhistas. As informações são compartilhadas com os diferentes entes e podem ser cruzadas entre si, o que melhora a qualidade da fiscalização”, explicou Fabrício Schaffer.

À primeira vista, uma ferramenta capaz de reunir e reduzir toda a papelada trabalhista soa como um grande benefício para os empregadores. Mas ela também traz novos riscos e preocupações para aqueles que não cumprem a legislação à risca. Para começar, o sistema fecha o cerco da fiscalização por parte do Ministério do Trabalho, da Receita Federal e da Previdência Social. As empresas perdem a margem para postergar certas obrigações e documentos; o próprio sistema gera multas automáticas pelo descumprimento de determinados prazos legais.

“De certa forma, o eSocial representa uma mudança cultural. Não haverá mais espaço para o ‘jeitinho brasileiro’. O pagamento dos direitos trabalhistas não será mais uma questão em aberto; o desafio será verificar se as empresas terão capacidade de cumprir ou não as regras estabelecidas”, garantiu Fabrício Schaffer.

Em sua fala, a advogada Caroline Gil Fontes Schaffer argumentou que o grande objetivo do eSocial é aumentar o poder de arrecadação do governo federal. Somente com a implantação do sistema – e sem que haja crescimento econômico –, o governo federal estima que vai embolsar R$ 8 bilhões a mais. “A rigor, a legislação não vai mudar; será a mesma que sempre existiu, com as mesmas penalidades previstas. A grande mudança será na forma de fiscalização, que ficará mais rigorosa”, contou ela. As multas pelo descumprimento das normas vigentes, por exemplo, serão geradas automaticamente pelo sistema, sem que haja a necessidade de um auditor bater na porta de cada empresa. Alguns exemplos:

•    Deixar de recolher FGTS: multa de até R$ 106,41 por empregado, dobrado na reincidência;
•    Deixar de fazer o PCMSO: multa de até R$ 4.025,33;
•    Deixar de prestar as informações necessárias, bem como atender as exigências para concessão de seguro desemprego: multa de até R$ 42.564,00;
•    Férias e 13º (qualquer tipo de infração): multa de R$ 170,26 por empregado, dobrada na reincidência;
•    Atraso no pagamento do salário: R$ 170,26 por empregado prejudicado.

Por isso, Fabrício e Caroline Schaffer recomendam que as empresas comecem a se adaptar ao eSocial antes que ele se torne obrigatório. Quanto mais cedo elas incorporarem os novos procedimentos, menor será o risco de cometerem erros que possam resultar em multas e outras penalidades. Além disso, os advogados listaram os sete passos essenciais para quem deseja começar a transformação. Confira abaixo:

1.    Busque informações;
2.    Capacite seus colaboradores;
3.    Defina um processo de governança, escolhendo um colaborador que seja "mentor" do processo;
4.    Mapeie os sistemas da empresa e se certifique de que eles estão parametrizados com o eSocial;
5.    Ajuste os processos junto aos parceiros (contadores, advogados, TI e SESMT);
6.    Busque a certificação digital (todo o acesso ao eSocial se dará através de certificado digital);
7.    Faça uma qualificação cadastral: verifique se os dados dos seus colaboradores apresentam divergências. Em caso positivo, eles não estarão aptos ao cadastro no sistema.

Porto Andreas Müller | República - Agência de Conteúdo